檔案應用係指名眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。
一般民眾、本國法人、團體,均得依本館檔案應用作業要點之規範,填具「檔案應用申請書」申請應用本館檔案資料。
依政府資訊公開法第9條第2項規定「外國人以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限,亦得依本辦法請求之。」故本館檔案之提供外國人應用適用該法條規定辦理。
申請應用機關檔案並無年齡限制,惟未成年人申請應用本館檔案,應由其法定代理人為之。
申請應用檔案應備有本人照片之有效身分證明文件,申請人不能親自辦理者,得委任辦理,並提委任書;未成年人應由法定代理人代為辦理。
依檔案法規定自受理日起(有不合規定或資料不全者,自申請人補正之日起算)30日內將審核結果以書面通知申請人。
檔案應用以提供複製品為原則,如有使用原件之必要者,應於檔案應用申請書載明其事由,親自持送或以書面通訊方式送達本館,經審核後辦理之。
依據檔案法施行細則規定:「檔案應用,以提供複製品為原則。」準此,得提供民眾申請應用。
有關檔案應用事項,可依檔案法、行政程序法、政府資訊公開法及國家機密保護法等相關法令規定辦理。
 1、依檔案法第18條:檔案有下列情形之一者,各機關得拒絕申請:
(1)有關國家機密者。
(2)有關犯罪資料者。
(3)有關工商秘密者。
(4)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
(5)有關人事及薪資資料者。
(6)依法令或契約有保密之義務者。
(7)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
2、申請之方式或要件不齊備,未能補正或屆期未補正者,依法逕行駁回申請。
 
申請應用之檔案,不得攜出指定閱覽處所,並應於當日歸還;其未能於當日應用完畢者,本館業務承辦人應於檔案應用簽收單上註記應用情形後先行辦理還卷,並與申請人約定日期再行調閱應用。
申請人每次申請檔案應用之件數未加以限制,惟如申請應用檔案之數量龐大,可分次提供應用。
閱覽抄錄之時間點起算應以檔案交付申請者至檔案交還櫃檯為止,其中間所有使用過程均應包含在內。
依檔案管理局所定檔案閱覽抄錄複製收費標準,請向本館秘書室出納繳納相關費用。
檔案申請駁回,民眾並未真正到場使用檔案,故無預繳費用情形產生。
檔案管理局已建置「機關檔案目錄查詢網」,開放各機關檔案目錄網路查詢服務。另本館檔案應用服務專區,亦提供相關網站連結至「機關檔案目錄查詢網」之服務。
檔案應用申請書及填表須知可逕向本館檔案管理人員索取,或至本館檔案應用專區網站下載使用,或至檔案應用線上申請系統辦理。
1.申請人為營利事業或機關團體,應檢附公司(商業)登記證明文件影本,並加蓋營利事業或機關團體及負責人印章。
2.授權或委託代理人申請時,應另檢附授權書正本或委任書、代理人身分證明文件影本,並加蓋印章。
3.申請案件屬個人隱私資料者,請檢具身分關係證明文件。
 
本館開放應用檔案時間為星期一至星期五(例假日及國定假日除外)上午9時至下午5時;若因其他特殊原因停止開放時,另行公告週知。
申請人先利用檔管局「機關檔案目錄查詢網」,查詢本館檔案目錄後,填具「檔案應用申請書」,親自持送或書面通訊或線上申請方式送本館申請。經本館審查檔案內容可以提供者,即發出書面審核通知書,申請人再依約定的時間至本館檔案閱覽室應用檔案。
1、抄錄或複製檔案,如涉及著作權事項,應依著作權法及其相關規定辦理。
2、申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列各款行為:
(1)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(2)拆散已裝訂完成之檔案。
(3)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
(4)未經許可擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所
 
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